Digital dokumentasjon er blitt like viktig som å beherske kjøretøyet. Statens vegvesen, Arbeidstilsynet og arbeidsgiver forventer at du kan hente frem data raskt og forklare hva de viser. Denne veiledningen hjelper deg å bygge gode rutiner for dokumentasjon og avviksrapportering.
Nøkkeldata du må ha kontroll på
| Verktøy | Hvilke data lagres | Når brukes det? |
|---|---|---|
| Fartskriver | Kjøretid, pauser, avvik | Ved kontroll, planlegging og etterlevelse |
| eCMR / fraktsystem | Leveringsbekreftelse, lastdetaljer, signaturer | Ved lastoverlevering og tvister |
| HMS- og avviksapp | Hendelser, bilder, tiltak | Umiddelbart etter avvik eller nestenulykke |
| Telematikkportal | Drivstoff, bremsing, hastighetsdata | I dialog med transportleder for forbedring |
- Kontroller at data synkroniseres før og etter tur. Offline-modus må oppdateres straks du får dekning.
- Oppdater passord og tilgangsnivåer jevnlig. Del aldri innloggingsdetaljer.
Rutine for avviksrapportering
- Stopp og sikre situasjonen. Prioriter personsikkerhet og last.
- Dokumenter med bilder, tid, sted og involverte. Bruk bedriftens app eller et midlertidig skjema.
- Varsle transportleder eller vakttelefon. Gi kort oversikt over hendelsen.
- Registrer avviket i HMS-systemet innen fristen (ofte 24 timer).
- Foreslå tiltak: ekstra opplæring, reparasjon, endret rute.
- Følg opp på ukemøte eller i appen så du ser at tiltaket blir gjennomført.
Før- og etterkontroll av dokumentasjon
- Før tur: sjekk at førerkort, YSK-bevis og fraktbrev ligger i systemet. Bekreft i appen at du er satt opp på riktig kjøretøy.
- Under tur: bruk sjekkliste for å loggføre pauser og lasting. Knytt gjerne loggen til daglig sikkerhetskontroll.
- Etter tur: last opp kvitteringer, signerte eCMR og eventuelle skaderapporter. Arkiver rapportene i samme struktur hver gang.
Samspill mellom sjåfør og administrasjon
- Enig om hvem som kvalitetssikrer avviksrapporten (transportleder, HMS-koordinator).
- Sett en grense for når du ringer i stedet for å skrive (for eksempel ved personskade, stans i trafikk, farlig gods).
- Hold korte statusmøter ukentlig der dere gjennomgår nøkkeltall fra telematikken og kjøre- og hviletiden.
Læringslogg og forbedring
- Lag en månedlig logg der du oppsummerer avvik, tiltak og læringspunkter.
- Bruk loggen i samtale med instruktør før sikkerhetskursene – dokumentasjonen viser hvordan du jobber med risiko.
- Del anonymiserte eksempler i teammøter for å spre læring uten å henge ut personer.
Tren på verktøyene
- Sett av tid til å teste appene i rolig miljø. Øv på å laste opp bilder og fylle ut skjemaer uten stress.
- Gjennomfør en «tørrøvelse» der du registrerer et fiktivt avvik. Evaluer prosessen sammen med kolleger.
- Oppdater sjekklister og maler når bedriften endrer system eller rutiner.
Når du har kontroll på digital dokumentasjon, står du sterkere ved kontroll og viser profesjonalitet overfor arbeidsgiver og kunder. Du frigjør også tid til å fokusere på kjøringen – og reduserer risikoen for at viktige detaljer glipper.